리더들이 업무 시간 중 절반 이상 쏟는 일이 있습니다. 바로 회의입니다. 임원의 호출 때문에, 부서 간 업무 분장하느라, 팀원에게 일을 시키기 위해서 등.. 말 그대로 회의의 연속이죠. 하지만 그렇다고 안 할 수도 없습니다. 회의를 통해 생각지 못했던 문제를 발견할 수도 있고, 더 나은 아이디어나 구체적인 실행 계획이 나올 수도 있기 때문입니다.  

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진짜 문제는 ‘회의감’ 생기는 회의가 너무 많다는 데 있습니다. 왜 하는지 도통 모르겠는 회의, 왜 참석했는지 모르겠는 회의, 서로 비판만 하다 끝나는 회의 등 말입니다. 생산성 있는 회의를 만들기 위해서는 무엇이 필요할까요?

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​1. 회의의 목적 파악하기

첫 번째. 회의를 앞두고 '이 회의가 진짜 필요한 것인지' 파악해야 합니다. 아래 그림을 통해 어떤 상황에서 회의가 필요한지 알아볼까요? 

1번 ❌ 객관적 정보, 예를 들어 연말정산 프로세스, 사내 행사 공지 등을 전달하는 경우에는 회의가 필요 없습니다. 이메일이나 사내 게시판 등을 활용하면 됩니다. 

2번 ❌ 개인의 의견을 피력해야 하는 상황이라면 스피커가 되어 발표를 하면 됩니다. 회사의 제도 혹은 전략 변경 사항을 공지하는 등이 이에 해당되죠. 

3번 ❌ 어떤 정보에 대해 논의가 필요한 상황입니다. 여러 선택지 중 어떤 것을 택할지, 혹은 찬성/반대 여부를 확인한다든지 말이죠. 

4번 ⭕ 객관적 정보가 아닌 ‘의견’에 대해 옳고 그름을 논의하거나, 앞으로의 방향, 새로운 아이디어에 대한 토론이 필요한 경우에는 회의가 필요합니다. 의견과 논의, 이 두 개의 조건이 모두 만족할 때에만 회의를 하면 된다는 사실을 기억하세요.

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2. 역할 인식하기

사람들이 회의 때 ‘먼 산’을 보고 있는 이유는 무엇일까요? 마땅한 아이디어가 없어서? 비난받을까 두려워서? 그런 경우도 있지만 많은 경우 자신의 역할이 무엇인지 정확히 파악하지 않고 회의에 참석해서입니다. 회의에는 정보 제공자, 의사 결정권자, 실행자가 필요한데요, 각각 하나씩 자세히 살펴볼까요?

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• 정보 제공자: 자료가 없으면 판단이 어렵겠죠. 정보 제공자는 회의 시간에 고민해야 할 안건에 대해 사전에 충분한 정보를 줘야 합니다. 
• 의사 결정권자: 사람들은 자신의 힘이 미치지 않을 일엔 관심을 두지 않습니다. 회의 시간에 목청껏 얘기해도 그걸 들어 줄 사람이 없다면? 구성원들이 의견을 낼 필요성을 못 느끼겠죠.
• 실행자: 회의는 일의 과정이지 결과가 아닙니다. 때문에 결과를 만들어 내야 할 사람이 회의에 없다면? 하나마나 한 얘기가 될 확률이 높습니다.

회의 전, 위 세 가지 역할을 누가 할지 명확히 정리하고, 정확히 인식시켜야 합니다. 그래야 먼 산 보는 사람의 관심을 붙잡을 수 있습니다. 

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3. 걸러내기

몰입하는 회의를 위한 세 번째 비밀은 회의 진행 방식에 있습니다. 많은 방법이 있지만 이 글에선 대표적인 하나만 소개할게요. 회의를 하다 보면 가끔 언성이 높아질 때가 있죠. ‘아이디어 없냐’는 호통부터 ‘그게 말이 되냐’는 비난, ‘구체적인 방법이 없지 않냐’는 비아냥까지. 이유가 뭘까요? 너무 다양한 성향의 사람들이 회의에 들어와서입니다. 

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이를 막으려면 회의에 들어오는 사람들을 걸러내면 됩니다. 회의 참석자를 제한하라는 것은 아닙니다. 일정한 시간과 장소에서는 하나의 관점에서만 생각하게 하는 건데요, 이를 3-Room 회의 기법이라 합니다. 이 기법은 실제 월트 디즈니에서 새로운 애니메이션을 제작할 때 거치는 프로세스입니다. 여기서 살아남아 '겨울 왕국'과 '빅 히어로'가 만들어졌죠. 방법은 다음과 같습니다. 

첫 번째로는 몽상가(Dreamer)의 방에 들어갑니다. 이 방의 규칙은 간단합니다. 가능한 모든 것을 상상하되, 비판은 금지입니다. '예산이 부족해서, 인력이 없어서'와 같은 얘기는 일단 접어두고 하고 싶은 얘기를 다 쏟아내는 게 중요합니다.

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아이디어가 충분히 나왔다고 생각되면 두 번째 방으로 갑니다. 이곳은 현실가(Realist)의 방인데요, 여기선 실현 가능성을 검토합니다. 예산은 얼마나 필요할까? 시장성은 있을까? 경쟁사 현황은 어떤가? 등등의 질문을 해보는 거죠. 이를 통해 첫 번째 방에서 나왔던 것들의 많은 것이 걸러지고 ‘될 법 한 것들’이 남게 됩니다. 

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마지막으론 비평가(Critic)의 방에 갑니다. 여기서는 ‘무조건’ 트집을 잡아야 합니다. 사소한 문제라도 다 지적해 위험 요소를 점검하는 것입니다. 여기서 살아남는 것만 ‘실행 아이템’으로 결정합니다.

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회의 하나 하는데 이렇게 복잡한 절차를 거쳐야 하냐고요? 물론 모든 회의를 이렇게 할 필요는 없습니다. 하지만 하나 기억해야 할 것은, 회의가 산만해지는 데엔 다 이유가 있다는 사실입니다. 꿈꾸는 사람과 비판하는 사람이 함께 있으면, 누구도 집중할 수 없습니다. 그래서 회의 시간의 목적을 정하는 것이 중요합니다.

> 글쓴이: HSG 휴먼솔루션그룹 김한솔 소장