"그 자료 어디 있더라?" 일하면서 이 말을 하루에 몇 번 하는지 세어 본 적이 있는데, 생각보다 많았어요. 분명히 만들었고 저장도 했는데 못 찾는 자료들. 그래서 비슷한 걸 다시 만든 적도 여러 번이에요.

따져 보니 대부분 파일 이름 탓이었어요. "최종", "최종2", "진짜최종", "수정본". 만들 땐 알던 이름이 몇 주 지나면 아무 뜻이 없더라고요.

제일 먼저 바꾼 건 날짜예요. 모든 파일 이름 맨 앞에 만든 날짜를 여섯 자리로 붙입니다. "261023 회의 정리", "261023 제안서 초안" 이런 식으로요. 날짜가 앞에 있으면 이름순 정렬만 해도 시간 순서대로 줄이 서서, 지난주에 만든 그거를 찾을 때 날짜 근처만 보면 됩니다. "최종"이라는 말도 필요가 없어졌어요. 제일 최근 날짜가 최종이니까요.

날짜 다음엔 이게 뭔지, 누구랑 관련된 건지를 씁니다. "261023 제안서 초안 A사"처럼요. 그러면 검색창에 A사만 쳤도 관련 파일이 다 나와서, 폴더를 어디 뒀는지 기억 안 나도 찾을 수 있어요. 폴더 정리보다 이름 정리가 더 오래가더라고요.

같은 문서를 여러 번 고칠 때가 제일 헷갈렸어요. 예전엔 끝에 숫자를 붙였는데 1, 2, 3이 쌓이면 어느 게 상대한테 보낸 건지 모르겠더라고요. 지금은 고칠 때마다 날짜를 새로 붙이고, 밖으로 보낸 파일엔 끝에 "보냄"을 붙입니다. 나중에 상대가 "보내 주신 자료에서요" 하면 "보냄" 붙은 파일만 열면 돼요.

처음엔 규칙을 길게 만들었다가 일주일도 못 지켰어요. 그래서 날짜를 맨 앞에, 무엇과 누구를 그다음에, 보낸 건 "보냄". 이 세 개만 남겼더니 "그 자료 어디 있더라"가 눈에 띄게 줄었습니다.

오늘 저장하는 파일 하나부터 날짜를 맨 앞에 붙여 보세요. 한 달 뒤에 꽤 편해지실 거예요.

일하는 방법에 대한 더 긴 이야기는 브런치에 "진짜 일을 잘한다는 것"이라는 이름으로 연재하고 있습니다.