"그래서 한 줄로 하면 뭐예요?"

회사에서 이 질문을 생각보다 자주 듣습니다. 한 시간짜리 회의가 끝난 뒤에도, 답장이 몇 번씩 오간 긴 메일을 전달할 때도, 윗분께 지금 상황을 말씀드릴 때도요. 듣는 쪽이 원하는 건 결국 짧은 몇 줄입니다. 그런데 막상 줄이려고 하면 어디를 남기고 어디를 버려야 할지 손이 잘 안 갑니다.

저도 처음에는 요약을 글자 수 줄이는 일로 생각했습니다. 긴 문장을 짧게 바꾸고, 꾸미는 말을 지우고, 비슷한 말을 하나로 합쳤습니다. 그렇게 줄인 글은 분명 짧아졌는데, 받는 사람은 여전히 "그래서 제가 뭘 하면 되죠?"라고 다시 물었습니다. 줄이기 전에 먼저 했어야 하는 일이 있었습니다. 이 이야기를 듣는 사람이 무엇을 알아야 하고, 무엇을 해야 하는지 찾는 일입니다.

세 칸을 정해 두고 채운다

요즘은 긴 이야기를 줄일 때 세 칸을 정해 두고 채웁니다.

1) 결론 한 줄: 무엇이 정해졌는지, 무엇을 해 달라는 건지. 이 한 줄만 읽고 창을 닫아도 일이 굴러가야 한다고 생각하고 씁니다.

2) 이유 한 줄: 왜 그렇게 정해졌는지. 이유가 빠지면 결론이 갑자기 떨어진 지시처럼 읽히고, 다시 묻는 질문이 따라옵니다.

3) 다음 할 일 한 줄: 누가, 언제까지, 무엇을. 회의가 끝나고 일이 흐지부지되는 건 대부분 이 줄이 비어 있을 때였습니다.

한 시간 동안 행사 준비 회의를 했다면 이렇게 줄입니다.

다음 주 행사 장소를 바꾸기로 했습니다.

기존 장소가 같은 날 다른 일정과 겹쳤습니다.

금요일까지 새 장소 후보 두 곳을 받아 보기로 했습니다.

누가 어떤 의견을 냈고 어떤 안이 나왔다가 빠졌는지는 세 줄 아래에 따로 둡니다. 궁금한 사람은 아래까지 열어 보면 됩니다.

세 줄이 잘 안 나올 때는 메일 제목부터 써 봅니다. 제목 한 줄이 안 나온다면 아직 제가 내용을 다 이해하지 못한 경우가 많았습니다. 그럴 땐 원문을 한 번 더 읽거나, 이야기한 사람에게 "제가 이해한 게 이게 맞을까요?" 하고 짧게 여쭤봅니다.

받는 사람에 따라 순서를 바꾼다

같은 이야기라도 누구에게 전하느냐에 따라 순서가 바뀝니다.

· 윗분께 드릴 때: 결론 다음에 "정해 주셔야 할 것"을 한 줄 넣습니다. 바쁜 분일수록 무엇을 판단하면 되는지 바로 보여야 답도 빨리 옵니다.

· 동료에게 넘길 때: 다음 할 일을 맨 위로 올립니다. 왜 그렇게 됐는지보다 오늘 무엇부터 손대면 되는지가 먼저 궁금할 테니까요.

긴 메일을 그대로 전달하면서 "아래 참고 부탁드립니다" 한 줄만 붙이는 경우가 많습니다. 받는 쪽은 그 긴 글을 처음부터 다시 읽어야 합니다. 세 줄을 위에 얹어 주는 것만으로 상대의 시간을 꽤 아낄 수 있었습니다.

줄이지 않고 남겨 두는 두 가지

줄이는 연습을 하다 보면 반대로 줄이면 안 되는 것도 보입니다.

1) 숫자, 날짜, 이름. "다음 주쯤"과 "다음 주 목요일"은 듣기엔 비슷해도 일하는 사람에게는 전혀 다른 말입니다.

2) 상대가 직접 한 중요한 말. 영업을 하면서 고객이 "어떻게 되면 되는지" 말해 준 대답은 제 말로 바꾸지 않고 그대로 적어 둡니다. 제 말로 요약해 둔 메모를 몇 달 뒤에 보면 상대가 한 말은 흐릿하고 제 해석만 남아 있었습니다.

그래서 세 줄 아래에는 원문을 그대로 붙여 둡니다. 메일이면 원래 메일을, 대화면 상대가 한 말을 따옴표로 남깁니다. 아직 정해지지 않은 건 세 줄에 억지로 넣지 않고 "미정" 한 줄을 따로 둡니다. 결론 안 난 회의를 요약하다 보면 정해진 것처럼 써 버리기 쉬워서요.

하루 세 줄로 연습한다

요약은 따로 시간을 내서 연습하기 어렵습니다. 저는 퇴근 전에 그날 일을 세 줄로 적는 걸로 대신합니다. 오늘 끝난 것, 걸려 있는 것, 내일 아침 처음 할 것. 이게 쌓이면 한 주를 돌아볼 때도 편하고, 제가 어디에 시간을 많이 쓰는지도 보입니다.

결국 남은 건 단순했습니다. 결론, 이유, 다음 할 일 세 칸을 채우고, 숫자와 상대의 말은 줄이지 않는 것. 이렇게 하고 나서 "그래서 뭐예요?"라는 질문을 듣는 일이 확실히 줄었습니다.

내일 아침 처음 여는 긴 메일 하나를 세 줄로 줄여 보시면 좋겠습니다. 원래 메일은 그 아래에 그대로 두고요.