HSG의 슬기로운 직장생활

업무 요청이 어렵다면 이렇게 해보세요!

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사람들이 저를 싫어하나 봐요.

제가 뭐만 요청했다 하면 바빠서 안 된대요

그렇게 무리한 부탁도 아닌 것 같은데...

 

  

 

다른 사람의 도움 없이 혼자서 모든 일을 모두 처리하는 건 불가능에 가깝습니다. 그런데 동료들이 안 도와줘 고민이라고요? 상대를 움직이는 스마트한 요청법이 필요하시군요. 요청 방법은 그것이 협업(協業)인지, 협력(協力)인지에 따라 살짝 다릅니다. 각각 어떻게 다른지, 어떤 방식으로 요청해야 상대의 마음을 움직일 수 있을지 알아볼까요?

 

 

 

협업: 당연하지만, 그럼에도

우선 협업은 ‘조직에서 정해진 프로세스와 역할 내에서 공동의 목표를 달성하기 위해 함께 일하는 것’으로 정의 내릴 수 있습니다. 생산부서는 구매부서의 원자재 조달을 통해 생산활동을 하고, 영업부서는 마케팅 부서와 디자인 부서의 도움을 통해 영업활동을 할 수밖에 없습니다. 즉, 협업관계에서는 서로 도움을 주고받는 것이 필수적이고 당연합니다

 

하지만 그럼에도 불구하고 요청하는 사람과 요청 받는 사람 사이에는 온도차가 존재합니다. 이는 협업을 어렵게 만들죠. 가령, 영업부서에서는 지금 당장 샘플이 필요한데, 생산부서에서는 그게 뭐 그리 급한가 생각할 수 있습니다. 그럼 어떻게 해야 이 간극을 좁힐 수 있을까요?

 

요청하는 사람은 요청 받는 사람 입장에서 커뮤니케이션을 해야 합니다. 너무도 당연한 말이지만 대개 요청자는 본인 마음이 급해서 본론부터 우다다다 말하게 되죠. 잊지 마세요. 모든 것은 ‘시작’이 중요하다는 것을요. 상대의 얘기를 들을 때 인간의 뇌는 5초 안에 ‘호감도’를 판단, 3분 안에 ‘가치’를 결정해 버리기 때문에 요청할 때는 맨 먼저 ‘왜(Why)’ 도움이 필요한지에 대해 얘기해야 합니다. 일의 목적과 추진 배경을 통해 이 일이 얼마나 중요하고 가치 있는지를 인식시키는 겁니다.

 

그다음으로는 어떤 아웃풋(What)을, 언제까지(When) 원하는지 명확히 알려야 합니다. 그리고 하나 더, 상대의 현재 업무 상황과 제약조건에 따라 상세 내용을 조정할 수 있음을 알리고, 어떤 지원을 해주면 좋을지(Help)도 꼭 물어봐야 합니다.

  

 

 

 

 

협력: 선의를 바란다면 먼저 베풀자

협업이 조직에서 필수적이고 당연한 것이라면, 협력은 구성원들끼리 '선의'로 도움을 주고받는 것을 의미합니다. 예를 들어 새로운 마케팅 전략에 대해 타 부서 동료에게 도움을 요청해야 한다면? 그리고 그 일이 상대방의 KPI나 업무와는 전혀 상관없는 일이라면?

 

이런 상황에서 요청이 쉽게 받아지려면 평소에 상대방과 관계를 잘 쌓아놓아야 합니다. 개인적으로 공통점을 발견해 서로 대화가 통하는 부분을 만들어 놓거나, 작은 것이라도 내가 먼저 도와주는 노력이 필요합니다. 사람 간에는 상호성의 원리가 작동하니까요. 평소에 아무런 교류가 없었던 상대의 요청을 거절하는 것과 자신에게 선의를 베풀었던 사람의 요청을 거절하는 것은 다를 수밖에 없겠죠.

 

👩🏻 최 대리님. 이번에 저희가 반려동물 관련 서비스를 론칭하려고 하는데요, 아쉽게도 저희 팀원들 모두 동물을 키우고 있지 않아서 집사님들의 페인 포인트를 잘 모르겠더라고요.

혹시 괜찮으시면, 사료 구매 시 어떤 어려움이 있는지 인터뷰를 해주실 수 있나요? 두 시간쯤 걸릴 것 같아요. 아 그리고 주변에 동물 반려하고 있는 친구분이 계시다면 서너 명 저에게 소개해 주실 수 있나요?

 

👦🏻 (하... 좀 귀찮네...나도 요즘 바쁜데 ㅠㅠ 게다가 친구도 소개를 해달라니....근데 박 팀장님이 평소에 조언도 많이 해 주시고, 지난번에 커피도 사주셨으니까...) 아 네 알겠습니다! 저는 5시 이후에 괜찮을 것 같아요. 친구들에게도 연락해 보겠습니다

협업이든 협력이든 도움을 받고 난 뒤에는 반드시 잊지 말고 챙겨야 할 것이 있습니다. 그건 바로 도움을 준 사람을 공개적으로 인정해 주는 것인데요. “자료가 방대한데도 김 과장님이 분석과 정리를 정말 잘해주셔서 덕분에 기한 내에 끝낼 수 있었습니다.” “이 참신한 아이디어는 손 매니저님이 제안한 겁니다. 바쁜데도 발 벗고 나서주신 덕분에 정말 많은 도움이 됐어요.” 이렇게 말입니다. 설사 상대의 도움이 큰 역할을 못했더라도 이런 인정의 말은 '다음' 요청을 수월하게 만들어 줄 수 있다는 것을 잊지 마세요! 

 

 

>글쓴이: HSG 휴먼솔루션그룹 솔루션 Lab 김미진 팀장


 

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