모든 일은 루틴 즉, 습관이다.

1. 매일이 새로운 것의 연속일 수는 없다

일을 제대로 하기 위해 가장 중요한 절차를 정하는 데 전제라고 할 수 있는 이야기다. 

그것은 바로 ‘일은 모두 똑같다’는 사실이다. 

업무 진행 절차가 서툴거나 애초에 절차를 정하지 않는 사람은 자신에게 맡겨지는 일이 매번 새로운 일의 연속이라고 인식하는 것 같다.

어떤 업무를 맡느냐에 따라 그 과정은 제각각이고 돌발상황도 예측할 수 없으니 일을 맡을 때마다 절차를 세운다는 건 피곤한 일이고, 그 자체로 무의미하다고 생각한다. 그렇다 보니 절차를 세우지 않게 되는데 그럴수록 오히려 시간이 더 걸리고 업무가 제대로 될 가능성도 낮아진다. 

거듭 말하지만 일을 하는 데 있어 매일이 새로울 수는 없다. 

2. 먼저 무슨 일이든 ‘마감’이 있다

주어진 시간 안에 처리하기 위해 스케줄링이 필요하다는 점에서 일은 모두 같다. 

또한, 일을 완수하기까지의 태스크Task, 즉 처리 과제도 기본 틀은 같다. 

해야 할 일이 1에서 10까지라고 할 때 가끔 ‘4’가 없는 경우도 있고, ‘1 다음에 다시 1’, ‘3 다음에 1’이 갑자기 튀어나오는 변칙이 생길 수도 있지만, 기본이 1에서 10이라는 사실은 달라지지 않는다. 

모든 일에는 루틴, 즉 일상적이고 규칙적인 습관이 있게 마련이다.

궁리 끝에 탄생한 아이디어나 실행을 거쳐 완성된 결과물이 다를 뿐 과정은 같다. 

절차를 제대로 정해놓기만 하면 일상적인 루틴이 되어 무슨 일이든 확실하게 해낼 수 있다. 불필요한 작업은 줄고 실수나 누락이 발생하는 일도 사라진다. “시간에 맞추기 어렵다”거나 “하지 못했다”라는 말도 나오지 않게 된다. 

3. 일의 본질은 같다

“루틴이 필요하다고는 하지만, 

우리가 하는 일은 경우가 좀 다른데…….”

분명 어디선가 이런 말이 들려올 것만 같다. 다들 무슨 이유에서인지 ‘내가 하는 일은 특수하다’고 믿는다. 정말로 그럴까

업무의 루틴에 대해서 조금 더 생각해 보자. 

기획서를 만들 때는 어떤 흐름일까? 

ㆍ조사 → 방향성 정하기 → 기획서의 순서 정하기 → 문장화 → 도표나 참고자료 첨부하기 → 완성 

물론 여러 가지 패턴이 있겠지만, 대체로 위와 같은 흐름일 것이다. 

어떤 일이든 세부 내용이나 대상만 다를 뿐, 커다란 흐름은 모두 마찬가지로 규칙적인 루틴이라는 사실이다. 다르게 보이는 일도 껍질을 벗겨보면 골격은 같다.

다시 말해 일의 본질은 같다.

그렇다면 절차도 크게 다르지 않을 것이다. 

한층 범위를 넓혀 보면 일상적인 행동에도 루틴을 적용할 수 있다. 

가령 집을 구할 때를 생각해 보자. 

ㆍ 원하는 조건 추려내기 → 동네 후보 좁히기 → 지도에서 위치 확인하기 → 로드뷰를 통해서 분위기 보기 → 직접 확인하기 → 조건 협상 → 결정 

요리도 살펴보자. 

ㆍ 냉장고에 있는 재료 확인하기 → 레시피 보기 → 부족한 게 없는지 확인하기 → 메뉴 정하기 → 장보기 → 조리하기 → 완성 

여행은 어떨까? 

ㆍ 여행지 확정하기 → 스케줄 짜기 → 티켓 예약 → 숙소 찾기 → 짐 꾸리기 → 여행하기 

일체의 사물이나 현상은 하나하나 그때그때 다른 것이 아니라, 대부분 루틴으로 틀 안에 집어넣을 수 있다. 

이처럼 커다란 흐름은 어느 것이나 모두 같다. 

ㆍ 조사하기 → 대략적인 방향 정하기 → 구체적인 계획 정리하기 → 마무리 작업 → 완성 

이와 같은 프로세스를 도중에 생략해 변변히 조사도 하지 않고 추진하거나 방향성을 정하지 않은 상태에서 갑자기 세부 사항을 생각하기 시작하면 그 후의 절차가 제대로 이루어지지 않게 된다. 

사실 그런 사례가 의외로 많다. 

업무 진행을 위한 방법과 절차를 정하는 것을 굉장히 어렵게 생각하는 사람이 있다.

이런 사람일수록 ‘A 다음에 B를 하고 B를 하면서 C를 준비해서…’라는 식으로 머릿속에 진행 과정을 그려 놓고 해 나가야만 한다. 

“어떻게 매번 그런 식으로 일을 할 수 있어?” 

이렇게 생각하는 사람이 많은데, 절차를 파악하고 순서대로 반복한다면 일 때문에 고생할 일이 없다. 절차를 정하지 않고 진행하기 때문에 곤란한 상황이 벌어지는 것이다. 

내 대답은 단순하다. 

세상 모든 일은 일상적이고 규칙적인 루틴이므로 반복하면 된다.

어렵게 생각할 필요가 없다.

4. 트러블도 패턴화할 수 있다 

세상 모든 일은 루틴, 즉 일상적이고 규칙적인 습관에 의해 이루어지므로 틀에 끼워 넣을 수 있다. 

이렇게 말하면 다음과 같이 반론하는 사람도 있을 것이다. 

“일상적인 습관처럼 하려고 했지만 예상치 못한 문제가 생겨서 소용이 없었다.” 

그러면 나는 이렇게 되묻고 싶어진다. 

“그것 역시 전부 예상 범위 안에서 일어나는 일이 아닌가?” 

트러블은 크기나 범위의 차이는 있을지라도 어떤 일에든 반드시 따라다니게 마련이다. 

상사가 불쑥 뭔가를 시키는 상황은 비일비재하다. 툭하면 지시 사항을 바꾸는 상사, 납기에 임박해서 협의할 사항이 있다는 클라이언트는 어느 업계에서나 흔히 볼 수 있다.

그런 일들은 틀림없이 일어난다. 그러므로 어떤 문제나 사건사고가 발생할지 그 패턴까지 포함해서 파악해 두는 것도 절차의 하나다. 

서울에서 운전에 능숙하고 지리를 잘 아는 택시 운전기사에게 승객이 “현대 미술관으로 가 주세요”라고 말하면 “현대 미술관 서울관 말씀하시는 거죠?”라며 확인을 한다. 

내 짐작으로는 아마도 근처에 덕수궁 현대 미술관과 현대 미술관 서울관을 다르지 않게 생각하는 승객이 많아서가 아닐까 싶다. 현대 미술관으로 가 달라고 해서 그 앞에 내려줬는데 “앗! 죄송해요. 제가 현대 미술관 서울관을덕수궁으로 착각했네요” 하고 말하는 승객이 종종 있는 것이다.

이런 상황을 ‘발생할 수 있는 돌발상황의 패턴’으로 기억해두고 피할 수 있도록 사전에 확인하는 대책을 세운 것일지도 모르겠다. 이런 운전기사는 일의 진행 절차를 잘 아는 준비성 좋은 사람이라고 생각한다. 

어떤 트러블도 예상 범위 안의 것이 된다.

돌발상황이나 트러블도 사전에 패턴화를 해 둔다.

나아가 ‘트러블을 피하는 방법’이나 ‘트러블이 발생했을 때 원래 상태로 되돌리는 방법’도 패턴화해 절차를 마련해 둔다. 그렇게 해 두면 어떤 트러블도 예상 범위 안의 것이 된다.

열심히 일한다고 일을 잘하는 것은 아닙니다.

일을 잘하기 위해선 일의 절차가 필요합니다.

일을 쉽고, 빠르게, 잘하고 싶다면

자신신만의 '일의 절차'를 만드는 방법을 배워보면 어떨까요?